Жизненные циклы документов в «1С:Документооборот»

Почему важно понимание жизненных циклов документов? Данные знания позволят составить наиболее оптимальные маршруты обработки документации, что в свою очередь поможет выстроить эффективную систему документооборота.

Что понимается под эффективной системой документооборота:

• система, способная упростить взаимодействие между всеми сотрудниками организации;
• система, благодаря которой происходит сокращение трудозатрат;
• система, внутри которой работа всех сотрудников легко анализируется.

В данной статье мы рассмотрим жизненные циклы входящих, внутренних и исходящих документов.

Жизненный цикл входящих документов

Жизненный цикл документа – совокупность этапов, которые проходит документ от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Так, жизненный цикл входящего документа включает в себя следующие стадии:

1. Прием и первичная обработка.
2. Регистрация.
3. Предварительное рассмотрение.
4. Рассмотрение руководителем.
5. Исполнение.
6. Списание в дело.

1.1 Прием и первичная обработка входящих документов

На первичном этапе документация не обрабатывается автоматически. Данный этап предполагает под собой ручную обработку корреспонденции.

Документы поступают по различным каналам: это может быть электронная почта, курьерская доставка, Почта России, система внешнего документооборота.

Первичный этап обработки происходит в момент поступления в организацию и включает в себя следующие действия:

1. Проверка правильности адреса назначения данной документации

2. Проведение проверки целостности пакета документов (особенно важно для договорной документации и документов, которые требуют исполнения).

3. Проведение сортировки документов на подлежащие и не подлежащие регистрации. Из этого можно сделать вывод, что ответственность за первичную обработку ложится на осуществляющего ее сотрудника. В данном случае рекомендуется составить перечень документов или инструкцию, где будет содержаться информация о типах документов, требующих регистрацию, и тех, в отношении которых данную операцию производить не требуется

1.2 Регистрация входящих документов

Процесс регистрации представляет собой заведение карточки документа в справочнике «Входящие документы» в «1С:Документооборот». Способ доставки документов не влияет на процесс их регистрации.

 Документы, направленные в организацию в бумажном формате, сканируются и прикрепляются к карточке документа. Это позволит в дальнейшем производить работу по рассмотрению и исполнению непосредственно в документообороте.

1.3 Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение пакета документов представляет собой разделение входящей документации на две группы:

1. Требующие обязательного рассмотрения руководителем
2. Не требующие обязательного рассмотрения руководителем

Документация, требующая обязательного рассмотрения руководителем должна направляться с использованием процесса «Рассмотрение»

 Документы по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения с использованием процесса «Исполнение». Маршрутизация документов руководству осуществляется с использованием команды «Перенаправить».

Так же стоит отметить, что основанием для определения группы документации является не его адресация определенному должностному лицу, а его содержание.

Для ускорения процесса предварительного рассмотрения и минимизации рисков неверной маршрутизации, рекомендуется составить инструкцию по распределению входящей корреспонденции с указанием стандартных сроков исполнения.

Срок исполнения документа заносится в учетную карточку в соответствии со сроком, зафиксированным в документе. Если срок исполнения в документе не установлен, в учетной карточке фиксируется стандартный срок исполнения для данного вида документа.

1.4 Рассмотрение документов руководителем

Руководитель информируется о том, что ему надо рассмотреть документ, с помощью задачи с ссылкой на документ.

По результатам рассмотрения руководитель выносит решение и записывает его в поле «Резолюция» и назначает дальнейшее движение. 

Кроме текстовой резолюции результатом рассмотрения выступают:

·  направление на исполнение,

·  направление на ознакомление.

Данные варианты выбираются в зависимости от назначения документации

·  документы, требующие исполнения, – резолюция с поручением и указанием срока исполнения или отправка непосредственному исполнителю (или исполнителям роли) с указанием срока исполнения;

·  документы, не требующие исполнения, – отправка на ознакомление.

В качестве исполнителя может быть выбран конкретный работник или роль.

Ролевая маршрутизация более предпочтительна, так она является наиболее универсальным способом направления задач. 

1.5 Исполнение документов

Входящие документы поступают на исполнение либо после первичного рассмотрения, либо после рассмотрения документации руководителем.

Есть несколько правил исполнения задач, следование которым повысит исполнительскую дисциплину и ответственность сотрудников по отношению к выданным поручениям. Кроме того, соблюдение этих простых правил – это шаг в сторону развития корпоративной культуры вашего предприятия.

Исполнитель должен предпринять все необходимые меры для выполнения задачи в установленный срок. Если это невозможно, то следует заранее продлить срок исполнения (с соответствующим обоснованием, представляемым руководителю). В программу заложена философия, согласно которой наличие просроченных задач не допускается. Это важно для сбора статистики по исполнению поручений. В этом случае статистика будет более информативна: руководитель увидит актуальную картину на текущий момент – по каким задачам есть перенос срока и почему.

Перед увольнением, уходом в отпуск, выездом в командировку или перемещением по должности исполнитель должен:

·  передать находящиеся на исполнении (на контроле) документы другому работнику;

·  переадресовать в программе неисполненные задачи.

Все эти действия нужно согласовать с непосредственным руководителем.

Кроме того, в «1С:Документообороте» должны быть изменены:

·  сведения об исполнителе роли,

·  сведения о делегировании прав,

·  настройки прав доступа (при переходе в другое подразделение).

1.6 Списание в дело

Процедура списания в дело поддерживает бумажный документооборот, который ведется параллельно с электронным. Хотя правильнее сказать, что документооборот может быть только один, а формы представления документов могут различаться как бумажные или электронные. Бумажные документы формируются в дела (папки) и хранятся согласно установленным срокам. Электронные документы могут сохраняться в информационной системе вечно либо удаляться из информационной системы по истечении установленных сроков хранения.

Напомним, что входящий бумажный документ был отсканирован и прикреплен к учетной карточке еще на этапе регистрации, а оригинал помещен в папку «На исполнении». Работа велась с электронным образом документа (сканированной копией). Теперь пришло время поместить исполненный документ в дело и сделать соответствующую отметку об этом в системе электронного документооборота.

Жизненный цикл внутреннего документа

Весь жизненный цикл внутреннего документа можно представить в виде алгоритма.

Существует два этапа жизненного цикла внутреннего документа, которые отличаются от этапов других видов жизненных циклов:

1. Создание проекта документа

2. Согласование проекта документа

2.1 Создание проекта документа

Стоит создавать документы по уже готовым шаблонам, что упростит работу и минимизирует возможность ошибок со стороны исполнителя. Речь идет не только о расположении обязательных реквизитов, но и максимально наполненной содержательной структуре текста документа. 

2.2 Согласование проекта документа

Задача согласования – получить экспертное мнение участников согласования о заявленных сроках реализации и по сути изложенного вопроса.

Отправка проекта согласующим лицам может быть как последовательной, так и параллельной. В первом случае проект документа переходит к следующему участнику процесса после успешного согласования предыдущим экспертом. Во втором случае проект документа получают одновременно все участники процесса и работают с проектом одновременно. 

Возможен и смешанный вариант согласования (параллельно-последовательный). В этом случае следует задать порядок согласования для каждого эксперта – после предыдущего либо вместе с предыдущим. Простым примером смешанного маршрута будет согласование проекта документа сначала с линейным руководителем, а после его успешного завершения – с остальными экспертами.

Еще одним примером смешанного согласования будет параллельное согласование договора главным бухгалтером и юристом, а после их успешного согласования – заместителем генерального директора, после чего договор отправится на утверждение генеральному директору.

При согласовании договоров вы можете использовать зависимость маршрута от некоторых условий. Например, проект договора согласовывает генеральный директор, если сумма договора превышает 100 000 руб., и заместитель генерального директора, если сумма менее 100 000 руб.

В ходе работы с проектом документа эксперты формируют замечания. Способов подачи замечаний может быть несколько:

· внести замечания в файл проекта документа в виде примечаний либо правок по тексту; недостаток – с файлом не могут работать одновременно несколько согласующих лиц;

· внести замечания в поле «Комментарий» карточки задачи; недостаток – вариант подходит только для небольших по объему замечаний, не привязанных к фрагментам текста;

· создать файл «Замечания» и прикрепить к карточке задачи; в этом случае карточка документа не будет наполняться рабочими файлами; недостаток – при значительном объеме замечаний и большом количестве согласующих лиц автору проекта документа сложно свести все замечания в один файл;

· создать файл «Замечания» и прикрепить к карточке документа; в этом случае карточка документа сохранит все полученные замечания на этапе согласования проекта документа. Недостатки:

- карточка документа будет содержать промежуточные, рабочие материалы;

- при значительном объеме замечаний и большом количестве согласующих лиц автору проекта документа сложно свести все замечания в один файл.

Выберите для себя оптимальный способ работы с замечаниями и зафиксируйте его в инструкции по делопроизводству.

Полномочия согласующих лиц могут быть делегированы работникам соответствующих подразделений путем использования функции «Перенаправить». Правомерность делегирования прав стоит зафиксировать в приказе (правомерность работы в системе электронного документооборота обсуждалась в разделе «Жизненный цикл входящего документа»).

Программа имеет три статуса согласования:

· «согласовано»,

· «согласовано с замечаниями»,

· «не согласовано».

Статус «согласовано с замечаниями» означает, что замечания не являются критичными и не требуют повторного согласования после внесения исправлений.

Следует предусмотреть стандартные сроки согласования каждого вида документа:

• Организационно-правовые документы 5 дней
• Распорядительные документы, не содержащие приложений 3 дня
• Распорядительные документы, содержащие приложения 5 дней
• Договорная документация 5 дней
• Информационно-техническая документация 3 дня
• Информационно-справочная документация 1 день

Течение срока согласования начинается с момента старта процесса «Согласование».

Жизненный цикл исходящего документа

Основной отличительной чертой данного типа жизненного цикла документа является дополнительным действием «Отправка документов».

3.1 Создание проекта документа

Исходящий документ может быть создан в ответ на входящий или как инициативный документ (то есть документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса).

Ответный документ создается при помощи команд меню «Создать на основании» – «Исходящий документ», при этом карточка исходящего документа будет заполнена автоматически теми данными, которые есть в карточке входящего документа. Дополнительно указывается способ доставки.

При создании инициативного исходящего документа карточка документа заполняется по аналогии с карточкой входящего документа с указанием способа доставки.

3.2 Отправка документов

По сложившейся традиции способ отправки зависит от канала поступления документа, если исходящий документ является ответным.

Подведем итоги

На основании данной статьи можно сделать вывод о том, что понимание жизненных циклов документов в 1С:Документооборот поможет существенно упростить их обработку и увеличить эффективность работы сотрудников в системе.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программы 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее о возможностях программ 1С:ДО  можно по телефону +7 (3532) 43-05-17.