Удалённая работа стала неотъемлемой частью жизни, вынужденно или по собственной воле. Такой режим для многих компаний стал испытанием в части организации и поддержании внутренних и внешних взаимодействий. Появился риск оказаться неспособными оперативно коммуницировать и решать вопросы дистанционно. Особенно это касается документооборота. Как сделать удалённую работу сотрудников не менее эффективной? Для того, чтобы «удалёнка» не стала причиной снижения качества работы, замедлений рабочих процессов, задержек согласований и подписаний документов или вовсе их потерей, 1С:Документооборот предлагает ряд возможностей.
Почему 1С:Документооборот является хорошим решением для организации удалённой работы сотрудников?
Пожалуй, начнём с козырей – системы взаимодействия. Данный механизм обеспечивает обмен сообщениями между пользователями программы, причём как в письменном формате (чаты), так и аудио-/видеоформате с возможностью демонстрации экрана. Это станет преимуществом для тех компаний, где ввиду политики информационной безопасности запрещено использовать для коммуникации стороннее программное обеспечение (Skype, Zoom). Наличие аудио– и видеосвязи будет полезно тем, кто привык решать вопросы, лично присутствуя на совещаниях, для кого переход с устного на письменное обсуждение может оказаться довольно трудоёмким и неудобным. Что касается чатов, то они могут быть:
- групповыми и один на один;
- контекстными, то есть привязанными к объекту программы (например, к документу), и внеконтекстными, что подойдёт для обсуждения организационных моментов.
.png)
Для обсуждения более обширных вопросов 1С:Документооборот предлагает использование форума – площадки для обмена мнениями и обсуждения вопросов, где можно создавать новые темы, вести обсуждения по документам, проектам или мероприятиям, добавлять комментарии, файлы, схемы и диаграммы, а также инициировать голосования.
.png)
А что насчёт непосредственной работы с документами?
1С:Документооборот – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение программы позволит ускорить процессы и принятие решений, усилит исполнительскую дисциплину и поможет работать продуктивно как в офисе, так и удалённо. То, что нужно.
Совместную работу сотрудников обеспечивает механизм процессов и задач. Документ будет обрабатываться по заранее настроенной цепочке действий. При этом всё прозрачно: мы видим, у кого сейчас находится документ, был ли он согласован, кто какие правки внёс. Доступ к документам разграничивается, каждый исполнитель получает задачу с чётким пониманием того, что нужно сделать. Также организуется контроль исполнения задач для исключения просрочки. Всё это заменяет традиционную работу с документом. Более подробно о процессах и задачах можно узнать в статье Управление процессами в 1С:Документообороте.
.png)
Оперативная отправка документов, подписанных ЭЦП, контрагентам или в контролирующие органы выполняется из этой же программы. Обмен юридически значимыми документами в электронном виде на законодательном уровне одобрен и подробно описан.
Правила работы с документами с использованием 1С:Документооборота прописываются в регламенте, с которым ознакамливают всех сотрудников.
Планирование и учёт рабочего времени
Удалённая работа может вызвать некоторые трудности с планированием и учетом рабочего времени сотрудников. Однако в программе имеются инструменты для удобной организации рабочего времени:
- внесение записей о событиях и мероприятиях в календари;
- ведение учета отсутствий сотрудников;
- рассылка уведомления о запланированных событиях;
- предупреждение об отсутствии сотрудника на рабочем месте (причина, длительность, замещающий сотрудник);
- работа с календарями других пользователей;
- учёт трудозатрат;
- заполнение ежедневных отчетов с подробными данными о виде, содержании и продолжительности выполненных работ;
- формирование аналитических отчетов.
.png)
Способы организации работы в программе
Итак, если вас заинтересовала работа в программе, но её у вас нет, то имеется возможность арендовать Документооборот с помощью сервиса 1С:Готовое рабочее место. Аренда предполагает работу с программой через Интернет за небольшую ежемесячную плату без затрат на развертывание серверов, сетей и прочей дорогостоящей ИТ-инфраструктуры. Отсутствие 1С:Документооборота ещё не повод искать другие варианты организации удалённой работы.
При наличии же программы есть несколько способов организовать работу в ней:
- Веб-клиент. Пользователи смогут заходить в Документооборот, введя в браузере адрес веб-сервера, на котором опубликована база. Однако в данном режиме имеются ограничения в работе с некоторыми объектами базы.
- Удалённый рабочий стол (RDP). Сотрудники могут подключиться к своему компьютеру на рабочем месте и работать в программе в привычном режиме. При этом стоит учесть, что при совершении аудио- и видеозвонков проброс аудио не осуществляется.
- Другие программы для удалённого доступа. Существует множество платных и бесплатных программ, позволяющие использовать ресурсы устройства на расстоянии.
- Сервис 1С:Линк. Удобен, когда невозможно настроить вышеперечисленные способы подключения. 1С:Линк позволяет организовать через Интернет безопасный доступ к базам, находящимся на ваших рабочих компьютерах.
- Мобильное приложение. Данный способ подойдёт тем сотрудникам, чья работа в программе не предполагает использование полного функционала, поскольку приложение является не заменой, а лишь помощником.
Вместо вывода
На этом список инструментов для удалённой работы не исчерпывается. В статье представлены самые основные возможности, которые помогут вам быстро и эффективно организовать «удалёнку». Однако программа позволяет использовать перечисленные преимущества не только в особых случаях, но и в обычном рабочем режиме.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.