В течение 1,5 лет длился эксперимент Минтруда РФ по использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. В нём участвовали крупнейшие работодатели, которые подписывали электронной подписью все кадровые документы.
Эксперимент завершился вполне удачно и в ТК РФ были внесены поправки, касающиеся кадрового электронного документооборота (КЭДО), на основании Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» от 22.11.2021 N 377-ФЗ. Согласно определению ТК РФ, электронный документооборот – «создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
Теперь практически весь кадровый документооборот может осуществляться в безбумажном виде, за исключением:
- бумажных трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности;
- акта о несчастных случаях на производстве;
- приказа об увольнении сотрудников;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Чтобы организовать КЭДО, необходимо наличие системы электронного документооборота, обеспечение своих сотрудников электронными подписями и издание локальных нормативных актов для регламентации КЭДО. Если вы являетесь пользователем 1С:Документооборот, ваш план по переходу на КЭДО уже на треть выполнен.
Виды электронной подписи
Различают три вида электронной подписи (ЭП):
- простая электронная подпись (ПЭП)
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
- усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Все они регулируются Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
ПЭП бессрочна и уже реализована в 1С:Документообороте, представляет собой комбинацию логина и пароля пользователя.
Для использования НЭП необходимо использование средства криптографической защиты информации (СКЗИ), к примеру, КриптоПро CSP, VipNet CSP и другие. Срок действия НЭП – 1 год.
КЭП нужно получать в аккредитованном Минкомсвязью РФ удостоверяющем центре. Срок действия – 1 год. Наличие СКЗИ также необходимо.
Вид ЭП зависит от того, какие документы вы хотите перевести в электронный вид.
Перевод документов
В таблице представлены некоторые кадровые документы по различным направлениям и ЭП, которые могут быть использованы для их подписания.
Также нужно учитывать отдельные требования Трудового кодекса к каждому виду документа.
Порядок введения КЭДО
- Работодатель издаёт локальный нормативный акт, содержащий
- информацию об информационной системе, посредством которой будет осуществляться КЭДО, а также порядок доступа к ней;
- перечень документов, переведённые в электронный вид;
- перечень категорий сотрудников, участвующие в КЭДО;
- срок уведомления о переходе на КЭДО;
- дату введения КЭДО в организации.
- Работодатель в обязательном порядке информирует сотрудников и соискателей о переходе на КЭДО.
Сотрудники предоставляют письменное согласие. При этом каждый сотрудник имеет право отказаться от электронного взаимодействия, и в данном случае работодатель продолжает предоставлять им документы на бумажном носителе. Также есть исключение: «согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж» (ст. 22.2 ТК РФ).
В завершение
Время не стоит на месте, цифровизация дошла и до кадров. Можно смело вводить КЭДО, ведь на стороне работодателя закон. Тем более сделать это можно всего за несколько шагов. Бонусом к КЭДО станет ряд преимуществ перед классическим документооборотом: экономия ресурсов, контроль за кадровыми процессами и минимизация потери документов.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам перейти на КЭДО с помощью 1С:Документооборот, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532) 43-05-17.