Распространенные ошибки при заполнении формы ЕФС-1 в программе «Зарплата и кадры государственного учреждения»

Форма ЕФС-1 действует только с 2023 года, и порядок её заполнения до сих пор вызывает вопросы. При формировании отчёта нередко допускаются ошибки, за которые последуют штрафы. Некорректные сведения в уже сданном отчёте бухгалтер может обнаружить самостоятельно, или их выявят сотрудники СФР.

Отделение СФР после проверки отчёта направит работодателю протокол, в котором будут указаны её результаты. Там могут содержаться сведения о неточностях, несоответствиях или грубых ошибках. Код выявленной ошибки, указанный в протоколе, влияет на порядок действий страхователя: просто принять информацию к сведению и в дальнейшем не допускать такие неточности или нужно сдавать отчёт заново. Рассмотрим, какие ошибки допускают в форме ЕФС-1 и как их исправить.

Ошибка 1. Неверно указано основание увольнения работника.

Для этого необходимо разблокировать форму документа «Увольнение» и внести корректные сведения в графу «Основание увольнения» (Рис. 1) и затем перепровести документ, либо воспользоваться документом «Регистрация трудовой деятельности» (см. Кадры – Электронные трудовые книжки – Регистрация трудовой деятельности), нажав кнопку «Исправить» и внести соответствующие изменения (Рис. 2). В результате в мероприятиях сотрудника при создании новой формы СЗВ-ТД появится запись с корректными данными в графе «Основание увольнения» (Рис. 3).

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Ошибка 2. В СЗВ-ТД попадают события, которые не нужно передавать в СФР.

Для этого необходимо проверить, не стоит ли в кадровом документе галочка «Отразить в трудовой книжке». Ее необходимо снять, если не нужно отражать это мероприятие (Рис. 4).

Рис. 4

Ошибка 3. В мероприятия попадают события, по которым ранее подавались сведения.

Для этого необходимо проверить, стоят ли в предыдущих отправленных СЗВ-ТД галочка «Документ принят в ПФР» (Рис. 5). Если галочка не стоит, ее необходимо проставить и провести документ заново.

Рис. 5

Если же в ранее поданном СЗВ-ТД стоит галочка «Документ принят в ПФР», исправить ошибку можно, сформировав искусственную отмену ранее поданного мероприятия. Для этого необходимо сформировать документ «Регистрация трудовой деятельности», отменяющий ранее поданное мероприятие. Затем сформировать «черновой» вариант СЗВ-ТД с признаком отмены ранее поданного мероприятия. Данный документ отправлять в ПФР не нужно. Далее нужно сформировать новую форму СЗВ-ТД и отправить его в Фонд.

Ошибка 4. Дублирование мероприятий.

Данная ошибка возникает тогда, когда в СЗВ-ТД подтягиваются два одинаковых мероприятия. Это может быть связано с перепроведением кадровых документов, внесением каких-либо изменений в них и, как следствие, с неправильным отражением данных по регистрам учета (Рис. 6).

Рис. 6

Исправить данную ошибку можно путем формирования СЗВ-ТД с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности». Для этого нужно:

1. Сформировать «черновой» СЗВ-ТД с задублированными мероприятиями, который отправлять в Фонд не нужно.

2. Создать документ «Регистрация трудовой деятельности» и вручную внести необходимые данные по мероприятию.

Создать новый СЗВ-ТД и отправить в Фонд.

Ошибка 5. Отсутствие мероприятий в формируемом отчете.

В данном случае СЗВ-ТД формируется пустым без каких-либо мероприятий. В программе необходимо проверить, стоит ли галочка «Отразить в трудовой книжке» в кадровых документах, данные из которых должны подтягиваться в графу «Мероприятия» СЗВ-ТД. Если указанная галочка в них не выставлена, то проставить ее, затем перепровести кадровые документы и сформировать отчет заново. Если проблема в другом, то нужно проверить, были ли ранее сформированы отчеты СЗВ-ТД по данному мероприятию: если они были сформированы, то необходимо снять в них галочку «Документ принят в ПФР (не редактируется)». Если все настройки и ранее сформированные отчеты проверены, но СЗВ-ТД все равно заполняется пустым, то сформировать документ «Регистрация трудовой деятельности» с необходимым мероприятием (внести данные вручную) и затем перезаполнить новый отчет СЗВ-ТД.

Ошибка 6. Не поданы сведения в Фонд, если сотрудник написал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если по сотруднику не было кадровых мероприятий, но он подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ведение бумажной трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности в электронной форме), то на такого сотрудника необходимо подать сведения, предварительно зарегистрировав документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Рис. 7

Рис. 8

Ошибка 7. Не были поданы сведения в ПФР после переименования организации.

Если произошло изменение наименования страхователя, то для автоматического заполнения этих данных в форме ЕФС-1 необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности. Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку «Переименование». В открывшейся форме необходимо заполнить все сведения о переименовании организации.

По кнопке «Заполнить» табличная часть автоматически заполняется всеми сотрудниками, работающими на дату переименования страхователя. Если сотрудников на дату переименования организации много, имеется возможность разделить сотрудников на разные документы, для удобства (установив галочку «Заполнять порциями по N сотрудников», указав необходимое количество).

Рис. 9

Рис. 10

Рассмотренные ошибки являются наиболее распространенными при формировании СЗВ-ТД и приводят к начислению штрафных санкций организации от СФР.

Максимально просто и быстро решить все вопросы и задачи можно,

получив 10 дней бесплатной техподдержки!

Для этого достаточно ответить на 5 вопросов ЗДЕСЬ