Когда сотрудник отсутствует в офисе (заболел, отлучился по личным делам, убыл в отпуск), то передаёт свои права и полномочия другому сотруднику, временно исполняющему его обязанности . Для этого он согласовывает с руководителем даты и время своего отсутствия, кандидатуру заместителя, после чего сообщает заместителю о его новых временных полномочиях. Каким образом и с помощью каких средств – зависит от материально-технической базы и политики протекания процессов внутри компании.
В 1С:Документооборот удобно реализованы возможности для осуществления всех вышеуказанных действий. Получив одобрение начальника, сотрудник создаёт отсутствие (Главное меню – Совместная работа – Создать):
Заполняет поля в форме: даты, время, причину отсутствия, заместителей. Можно указать не одного, а нескольких заместителей, нажав на кнопку справа от поля Заместитель. При необходимости, в комментарии указывает области делегирования прав, которые нужно передать заместителю:
При записи документа программа предлагает создать письмо и правило обработки писем:
Содержание и адресаты (например, непосредственный начальник, заместитель и администратор) письма заполняются автоматически:
Настройки правил обработки писем в целом не вызывают особой сложности. При завершении настройки пользователю будет показано сформированное правило:
Получив письмо, администратор выполняет процедуру делегирования прав пользователей:
В соответствии с ним заместитель получает доступ к данным и объектам в базе, а делегированные ему задачи помечаются зелёной буквой «Д»:
Отсутствие сотрудника отражается в его личном календаре:
Другие пользователи информационной базы могут увидеть информацию об отсутствии сотрудника в карточке пользователя, адресной книге и календаре. При попытке взаимодействия с отсутствующим сотрудником пользователи получат уведомление о датах, причине его отсутствия и заместителе (если он указан):
Функционал типовых средств программы 1С:Документооборот прост и понятен. При условии согласования с начальством, администратор может расширить права доступа пользователей – дать им возможность самостоятельно настраивать делегирование прав заместителю (или заместителям), без привлечения администратора. Данная процедура направлена на увеличение использования возможностей системы, повышение общего уровня владения программой, оптимизацию и ускорение рабочих процессов, смещение рабочих задач администратора от ручной настройки процессов в сторону контроля за их автоматическим выполнением.
После выдачи администратором соответствующих прав доступа, пользователи могут «провалиться» в настройку делегирования прямо из карточки создания отсутствия
и самостоятельно передать права заместителю. Уведомление письмом заинтересованных лиц, создания правил обработки входящих писем выполняются по вышеописанной схеме. Администратору лишь остаётся, ознакомившись с письмом, убедиться в правильности настроек и при необходимости внести коррективы.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить возможности программы «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы, ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/
и по телефону +7(3532) 45-01-69