Что послужило поводом для автоматизации этого процесса? Мы столкнулись с рядом проблем при работе на бумажных носителях и в электронной почте, так как в процессе найма, оформления и адаптации новых сотрудников участвует несколько разных специалистов нашей компании, и возникают организационные издержки по управлению процессом:
- информация о согласовании кандидата хранится в электронной почте, если впоследствии задаются вопросы о том кто, что и когда согласовал, то получаем потери времени, недоразумения и конфликты при попытках восстановить историю работы с информацией о кандидате в электронной почте;
- при согласовании по электронной почте не контролируется выполнение согласования, не отслеживается срок согласования;
- есть потери перспективных кандидатов по причине задержки сроков принятия решения;
- менеджер по персоналу вынужден заниматься транспортировкой бумажной заявки между разными службами и отделами. Менеджер вынужден отслеживать ситуацию по выполнению заявки в каждой службе;
- если менеджера нет на месте или он забыл проконтролировать, то процесс останавливается;
- часто не успеваем вовремя выполнить необходимые действия для организации рабочего места нового сотрудника;
- возникают вопросы, недоразумения по причине несогласованности действий;
- менеджеру по персоналу необходимо контролировать и по многу раз напоминать ответственным о выполнении первоначальных действий по адаптации нового сотрудника;
- вместо работы с персоналом менеджер по персоналу вынужден выполнять роль координатора и диспетчера процессов.
Можно было бы решить некоторые из перечисленных проблем, взяв на работу помощника менеджера по управлению персоналом, который будет помогать контролировать ход процессов.
Есть решение лучше – автоматизировать процесс в программе «1С:Документооборот».
Консультант создал новый вид документа «Карточка кандидата» и настроил процесс его обработки. Данный документ относится к внутренним и не имеет строгой формы, поэтому в карточке документа можно добавить реквизиты исходя из потребности компании.
В нашем случае карточка имеет такой вид:
После заполнения реквизитов на вкладку «Файлы» прикрепляются все документы, связанные с кандидатом (резюме, результаты тестов, дополнительная информация). Это позволяет наиболее оптимальным способом обеспечить хранение и передачу данных. Также это исключает потерю документов на этапе хранения.
Для обработки документа консультант в программе «1С:Документооборот» создал комплексный процесс «Обработка карточки кандидата». Данный процесс позволяет системно выполнить все задачи по процессу приема и адаптации нового сотрудника, ускорить сам процесс оформления кандидата. Прием кандидата становится абсолютно прозрачным для руководства компании и ответственных, видны все этапы, документы и участники данного процесса.
В программе «1С:Документооборот» при создании процесса мы можем указать любое необходимое количество действий (1), установить сроки выполнения (2), назначить исполнителей задач и указать любую последовательность исполнения (4). Так мы можем отслеживать выполнения задач исполнителями, назначив проверяющего для каждой задачи и контролера для процесса в целом (5), которые смогут своевременно реагировать на просроченные и невыполненные задачи. Это позволяет ускорить процессы и повысить исполнительскую дисциплину в компании.
Результаты автоматизации:
- менеджеру по персоналу нет необходимости печатать заявку на организацию рабочего места и перемещать этот документ между подразделениями. Ему достаточно оформить документ в программе;
- программа «1С:Документооборот» берет на себя организацию хода и контроля процесса, не нужен дополнительный помощник менеджера по персоналу, уменьшено влияние человеческого фактора;
- все документы по сотрудникам системно хранятся в программе «1С:Документооборот» и могут быть быстро найдены с помощью полнотекстового или реквизитного поиска;
- ни одна задача не забыта, не потеряна. Каждый ответственный своевременно получает свои задачи и видит все задачи, которые сейчас в работе.
C помощью комплексных процессов в программе «1С:Документооборот» мы значительно ускорили работу, адресовав задачу сразу нескольким исполнителям параллельно.
Настройки, приведенные в данной статье, выполнены в рабочей базе нашей компании. Все настройки выполнены в режиме работы пользователя без участия программиста. Похожие настройки могут подойти и Вашей организации.
Подробнее о программе и возможностях программы «1С:Документооборот» на сайте http://edo.1c-br.ru /и по телефону +7(3532)45-01-69