Автоматизация совещаний в 1С:Документооборот. Часть 2. Таймлист

В предыдущей статье мы рассмотрели автоматизацию совещаний в 1С:Документооборот, включая настройку мероприятия, схемы и правила обработки.

В этой статье мы перейдем к практической реализации: настройке карточки совещания, отправке приглашений, созданию плана и протокола.

Особое внимание уделим новой функции автоматизации различных мероприятий в 1С: Документооборот – сервису «Таймлист».

«Таймлист» – ИТ-сервис на основе искусственного интеллекта, который помогает создать из аудиозаписей встреч, совещаний, интервью стенограмму (полную расшифровку текста для удобного сохранения, обмена и контроля), а также создать автопротокол, выделив ключевые моменты, решения и ответственных лиц.

Для чего может использоваться Таймлист?

1. Базу знаний можно пополнять важными аудио и видео файлами, для документирования важных событий. После распознавания речи в этих файлах, появляется возможность осуществлять поиск по тексту внутри этих файлов. Это позволяет быстро находить нужную информацию, даже если она содержится в большом количестве мультимедийных данных.
2. Если, например, в компании проходит встреча в неофисной обстановке, вести запись встречи вручную затруднительно, но удобно поставить аудиозапись. С помощью сервиса Таймлист, можно получить полную расшифровку встречи в текстовом формате, а также сформировать автопротокол с важными идеями и задами.

Сервис можно применять и на обычных совещаниях компании, таким образом автоматизировать процесс протоколирования мероприятия и упростить задачу секретаря, или использовать возможности искусственного интеллекта вместо секретаря.

Теперь рассмотрим создание совещаний, их жизненный цикл, а так же применим сервис Таймлист в 1С:Документооборот на практике.

Открываем раздел «Совместная работа» – «Все мероприятия»

Нажимаем на кнопку создать и переходим к созданию мероприятия

Заполняем название, вид совещания, место и дату

Если на дату и время выбранный кабинет уже забронирован, то программа сообщит об этом

Переходим на вкладку Участники, добавляем сотрудников, председателя и секретаря.

Далее заполняем вкладку программа:

• в содержании прописываем вопросы, которые будут рассматриваться на совещании;
• определяем ответственного за пункт программы
• если по пункту мероприятия нужно принять решение, то оставляем галки «Требуется принятие решения»
• проставляем время, которое планируем потратить на рассмотрение вопроса.

В списке программы мероприятия указан статус решения по каждому пункту, состояние мероприятия в целом.

После проведения мероприятия, здесь же можно указать фактическое время, которое было потрачено на каждый из пунктов программы

Перед тем, как разослать приглашения на мероприятие сотрудником – нужно утвердить план мероприятия. Поэтому переходим на вкладку «Обработка» и запускаем ее.

Далее нажимаем записать и закрыть.

Программа предупредит, что приглашения не разосланы, разослать? Выбираем нет.

После запуска процесса, председателю мероприятия придет задача утвердить программу.

После утверждения задача «Провести мероприятие» придет организатору мероприятия. На этом этапе заходим в мероприятие, на вкладке «Участники» нажимаем кнопку «Отправить приглашения»

Здесь сразу можем нажать «Да, я приму участие» или «Нет, я не приму участие».

На этой же вкладке отображается намерение каждого из участников присутствовать на мероприятии

Каждому участнику мероприятия придет уведомление о приглашении.

После проведения мероприятия переходи к подготовке протокола мероприятия.

Рассмотрим несколько вариантов его создания.

На вкладке «Протокол» нажимаем кнопку «Заполнить».

Тогда программа автоматически перенесет информацию из пунктов мероприятия, по которым требуется решение.

Выбираем и заполняем пункты протокола

Второй способ.

Воспользуемся расширением сервиса Таймлист.

Предварительно мы загрузили расширение. Теперь проверим подключение к серверу.

Заходим в Таймлист – Настройки Таймлист

Вводим данные и проверяем подключение

Теперь на начальной странице есть сервис Таймлист и мы можем загрузить видео или аудио для расшифрования или Автопротокола.

Выбираем файл, который нужно распознать и количество спикеров

Нажимаем расшифровать

На вкладке Расшифровка можем получить автопротокол, для этого нужно отредактировать спикеров и нажать кнопку «Получить Автопротокол»

Щелкаем правой кнопкой мыши по спикеру и нажимаем «Изменить»

После нажатия на кнопку «Получить Автопротокол» программа спросит «Завершили редактирование спикеров?» Нажимаем Да.

После этого пойдет процесс загрузки автопротокола

На вкладке Автопротокол сохраним документ в формате Word (через файл – сохранить как)

На вкладке Настройка можем добавить файл протокола или расшифровки в карточку мероприятия