Кому и зачем нужен «1С Документооборот»?

Не то что краткого описания, даже названия продукта достаточно, чтобы понять — программа нужна для автоматизации документооборота компании. Другой вопрос, на каком уровне развития организации и для каких организационных форм «1С Документооборот» может пригодиться, а когда это будет лишней тратой денег.

Сегодня есть несколько версий 1С Документооборота:

  • 1С Документооборот ПРОФ. Для предприятий с простой организационной структурой и документооборотом.
  • 1С Документооборот КОРП. Для предприятий со сложной организационной структурой и документооборотом.
  • 1С Документооборот ДГУ. Для государственных/муниципальных учреждений.
  • 1С:DocumentManagment. С интерфейсом на русском и английском языках, для компаний с иностранными филиалами или англоязычными сотрудниками.

Далее, говоря о преимуществах, функционале и прочем я буду подразумевать именно версию КОРП. Почему? Да потому что, как правило, если у вас уже появилась потребность в автоматизации документооборота, проще сразу взять корпоративную версию. Иначе с развитием компании версии ПРОФ вам очень быстро станет не хватать и вы лишите себя весьма приятных преимуществ варианта с более широким функционалом.

Наличие проблем

Уже существующие проблемы - хороший повод для того, чтобы заняться автоматизацией документооборота. Продукт от 1С может помочь в следующих случаях:

  • Из-за большого количества документов и отсутствия грамотного структурирования много времени уходит на поиск нужных.
  • Неудобно отслеживать постановку, согласование, утверждение и исполнение документов.
  • Трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки или задержки.
  • Существует риск утечки информации.
  • Увеличившийся поток документов приводит к потере данных, ошибкам и замедлению работы.
  • Происходит путаница с актуальностью тех или иных документов.

Чаще всего большинство проблем появляются вместе с успехами - растет компания, увеличивается количество задач, сотрудников, а вместе с тем вас начинает заваливать множеством документов. Если вовремя не заняться автоматизацией документооборота, то стройная система начнет сыпаться, как карточный домик, и вы будете получать ошибки, потерю данных, срывы сроков, а также воз и маленькую тележку подобных неприятностей.

Подготовка к росту

Это тот вариант, когда вы подумали наперед и поняли, что лучше заранее озаботиться автоматизацией, чем впоследствии разгребать завалы. Разумеется, приобретать 1С Документооборот или другие аналогичные продукты, когда у вас ИП на уровне “сам себе директор, продавец и водитель” глупо.

Когда понять, когда действительно пора?

  • У вас увеличивается объем работ и одновременно с этим объем сопутствующих документов.
  • Вы начинаете формировать отделы. Там, где раньше был один продавец, появляется отдел продаж, айтишники объединяются в IT-отдел или отдел разработки, появляется потребность в дополнительных сотрудниках и т.п.
  • Вы открываете новое направление или выходите на новые рынки сбыта, что ведет за собой дополнительный поток документов и возможно новый их тип.
  • Вы планируете открыть один или несколько филиалов.
  • Появляется потребность разграничить доступ к документам согласно правам пользователей.

И это только малая часть возможных ситуаций. На самом деле суть можно сформулировать куда более кратко - планы вашей компании ведут за собой увеличение потока документов, а дальнейшая работа требует лучшего контроля и удобного доступа к ним.

Рассмотрим на конкретном примере

Приведу в пример одного из моих клиентов. Парень начинал с команды фрилансеров - сам он занимался поиском заказов, а вместе с ним трудились ровно по одному специалисту: дизайнер, верстальщик и копирайтер. Потом дела пошли в гору и рук стало не хватать, были найдены дополнительные специалисты, появилась необходимость в штатных сотрудниках.

На момент принятия решения о внедрении продукта, компания представляла из себя полноценное маркетинговое агентство, включающее в себя даже производство видео-рекламы. И у нее было большинство из перечисленных проблем и откровенный хаос в документах.

Что конкретно изменилось в результате?

  • Компания классифицировала документы и получила возможность оперативно найти нужный по любым реквизитам, включая содержание.
  • Упростился вопрос с согласованием документов и отслеживанием их исполнения. Теперь сотрудники могли запускать подготовленный процесс по согласованию и подписи, без необходимости самостоятельно бегать по кабинетам.
  • Улучшился контроль руководителей отдела за счет возможности наблюдения за процессом работы с документами.
  • За счет возможности использования шаблонов упростился процесс создания документов всеми сотрудниками.
  • Возможность сохранения версий документов позволила использовать все наработки в разных проектах.
  • За счет автоматизации полного жизненного цикла документов исчезли проблемы с провисанием на одном из этапов, упростился контроль.
  • Была упорядочена работа в целом.
  • Упростилась аналитика эффективности отдела и всей деятельности предприятия.

Что с интеграцией с другими продуктами?

В продукте преднастроены планы обмена и возможность бесшовной интеграции с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8":

  • "Управление торговлей";
  • "Комплексная автоматизация";
  • "1С:ERP Управление предприятием 2";
  • "Бухгалтерия предприятия";
  • "Управление небольшой фирмой".

Взаимодействие с другими конфигурациями на платформе "1С:Предприятие 8" можно настроить дополнительно.

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/  

и по телефону +7(3532) 45-01-69