Как начать вести учет проектов?
Чтобы включить учет проектов необходимо зайти в «Настройка» → «Настройки программы» → «Проекты и трудозатраты».
Для включения учета по проектам в окне «Настройки проектов и трудозатрат» нужно установить флаг «Учет по проектам», для использования видов проектов нужно установить флаг «Виды проектов», для применения контрольных точек в проекте – установить флаг «Контрольные точки».
После того как будет включен учет по проектам:
- В разделе «Совместная работа» на панели навигации появится команда «Проекты»;
- В разделе «Нормативно-справочная информация» отобразится справочник «Виды проектов», который необходимо будет заполнить;
- В документах системы появится дополнительный реквизит «Проект»;
- В справочнике «Проекты» можно будет формировать записи о проектах;
- В карточке проекта отобразится переписка по проекту, информация о мероприятиях, документах и файлах, которые относятся к данному проекту, трудозатраты плановые и фактические на работы по проекту или его задачам.
Редактировать элемент справочника «Проекты» может только пользователь, указанный как руководитель данного проекта, или сотрудник с ролью администратора системы.
На форме карточки «Проекта» по кнопке «План» доступен к заполнению и просмотру план работ (задач) по проекту:
План имеет несколько режимов представлений:
- «Планирование»;
- «Отправка на выполнение»;
- «Контроль выполнения»;
- «Анализ трудозатрат»;
- «Полный»;
- «Диаграмма Ганта».
На вкладке «Доступ» задаётся список сотрудников, имеющих право просматривать информацию и материалы проекта. Чтобы предоставить конкретному сотруднику возможность редактировать материалы, нужно поставить отметку в колонке «Изменение» напротив его имени. Обратите внимание: вкладка «Доступ» становится видимой лишь в том случае, если в настройках программы активирована функция ограничения прав доступа.
Как создать проектную задачу?
Проектная задача – это действие или совокупность подчиненных действий, которые направлены на выполнение конкретной работы, оказание услуг по достижению конечной цели проекта. План проекта состоит из проектных задач.
Добавить проектную задачу можно с помощью трех команд: Добавить, Добавить подчиненную, Добавить последующую.
В создаваемой карточке проектной задачи заполняются поля: «Наименование», «В задаче» (указывается вышестоящая задача (в иерархии подчиненности)), плановые даты начала и окончания. В карточке задачи необходимо указать исполнителей и их предполагаемые трудозатраты. Направлять проектные задачи можно только сотрудникам из списка, указанного на вкладке «Проектная команда».
Фактические трудозатраты исполнителя по проектной задаче фиксируются путём указания этой задачи в ежедневных отчётах.
При сохранении каждой новой проектной задачи ей автоматически присваивается код структурной декомпозиции работ (СДР - код структурной декомпозиции работ, это цифровой код, который определяет место задачи в структуре проекта или списке задач проекта).
Как посмотреть отчеты по проектам?
В системе «1С:Документооборот» доступны отчёты по проектам — инструменты для анализа данных в разрезе проектов (документов, процессов, задач и др.). Это позволяет:
- Отслеживать состояние задач в разрезе проектов (просроченные, задачи в работе, распределение задач по участникам);
- Анализировать трудозатраты по проекту, сравнивать плановые и фактические трудозатраты;
- Выявлять превышение запланированных трудозатрат.
Для просмотра отчетов по проектам необходимо зайти в «Совместная работа» → «Отчеты».
Выбираем необходимый нам отчет и нажимаем сформировать.
Отчёты по проектам можно настроить под индивидуальные потребности пользователя. Некоторые возможности:
- Выбрать вариант отчёта — у отчёта может быть несколько вариантов, можно изменить вариант по кнопке «Ещё» — «Изменить вариант».
- Настроить структуру отчёта — можно добавить группировку, таблицу или диаграмму.
- Настроить фильтры — например, настроить отбор по определённому проекту.
- Настроить визуальное отображение отчёта — можно определить макет отчёта, заголовок, расположение полей группировок.
- Сохранить вариант отчёта — для этого нужно по кнопке «Ещё» выбрать «Сохранить вариант», выбрать название и кому будет доступен отчёт («Только автору» или «Всем пользователям»).
Ознакомиться с первой частью статьи можно по ссылке
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!