Решаем задачу работы со служебными записками в программе 1С:Документооборот. Часть 1

Из этой статьи вы узнаете – как ускорить создание и передачу служебных записок внутри организации, сделать так, чтобы они не терялись и не забывались, быстрее обрабатывались, согласовывались и исполнялись. Можно вообще не использовать печать служебок на бумаге, работать с ними только в электронном виде. Пример настройки программы «1С:Документооборот» для эффективной работы с этими документами.

Часть 1. Нормативная информация и настройка служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности

Служебные записки используются во многих компаниях и являются официальной формой обращения сотрудников внутри организации.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации такой вид документов отсутствует, поэтому правила его оформления устанавливаются в каждой организации самостоятельно. При внедрении 1С:Документооборот можно отказаться от бумажных документов «Служебная записка» и вести учет таких документов только в электронном виде.

Сроки хранения служебных записок (как бумажных, так и электронных) приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)

Минимальный набор реквизитов документа «Служебная записка»:

  • регистрационный номер и дата;
  • вид документа;
  • содержание;
  • автор документа;
  • адресат.

Документ «Служебная записка» предназначен для решения широкого круга вопросов, возникающих в процессе деятельности организации. В зависимости от тематики решаемого вопроса документ «Служебная записка» может содержать различные дополнительные реквизиты.

Движение документов этого вида в организации не всегда одинаковое: одни служебные записки требуют рассмотрения руководителем, другие могут сразу отправляться на исполнение. Виды служебных записок, их содержание, правила обработки должны быть описаны в Положении о документообороте вашей организации.

Перейдем к практической части нашей статьи.

Для ведения учета любого документа в программе 1С: Документооборот необходимо настроить:

  • вид документа и нумератор;
  • шаблон карточки документа;
  • права доступа сотрудников;
  • шаблон файла (печатной формы) (при необходимости);
  • шаблон процесса обработки документа.

Так как программа 1С:Документооборот является очень гибкой, то нет единственной правильной настройки. Это своего рода конструктор, в котором можно подобрать детали (настройки), которые подойдут конкретной организации.

Чтобы упростить пользователю создание служебной записки и автоматизировать движение документа в зависимости от его тематики, выделим следующие подвиды документа «Служебная записка»:

  • Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности;
  • Служебная записка на оплату счета;
  • Служебная записка на предоставление транспорта;
  • Служебная записка на командировку;
  • Служебная записка (свободной формы) и другие.

Для каждого подвида служебных записок настроим отдельный вид документа, шаблон документа, шаблон процесса обработки.

Настройка вида документа «Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности» в программе:

Для нумерации используется нумератор «Внутренние документы»:

Для служебной записки на выписку бухгалтерской доверенности характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:

  • выписать доверенность на имя;
  • начало действия доверенности;
  • на получение от;
  • документ оплаты;
  • ТМЦ к получению;
  • дата и номер оформленной доверенности.

Настроим список дополнительных реквизитов для вида документа «Служебная записка»:

Для дополнительных реквизитов указываем тип значения, условие видимости, доступности и обязательности заполнения.

Шаблон документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» настраиваем в форме вида документа:

На закладке «Настройки» включаем галочку «Запрещать изменять реквизиты из шаблона», шаблон доступен всем пользователям. Адресат такой служебной записки – главный бухгалтер. Но в Положении о делопроизводстве закреплено, что для сокращения времени обработки такой служебной записки она поступает сразу на исполнение бухгалтеру материального стола.

Настроим шаблон процесса обработки:

После регистрации документа пользователем автоматически стартует процесс исполнения по шаблону:

В задаче исполнения бухгалтер материального стола должен заполнить номер и дату доверенности в карточке документа. Для контроля заполненности этих реквизитов настроена проверка исполнения:

Для возможности регистрации всеми пользователями служебных записок в 1С:Документооборот сделаны следующие настройки:

1. В полномочия «Пользователи» добавлена роль «Регистрация внутренних документов»

2. В политиках доступа указан уровень доступа «Регистрация» для вида документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности»

3. В настройках доступности по состоянию создана отдельная настройка для вида документа «Служебная записка», действующая для автора документа:

Шаблон файла для документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» не настраивается.

Настройки остальных видов служебных записок смотрите во второй части данной статьи.

Закажите бесплатную демонстрацию программы 1С:Документооборот на сайте http://edo.1c-br.ru/, задайте ваши вопросы по телефону +7(3532) 45-01-69.