Как вести учет по контрольным точкам?
В «1С:Документообороте» управление проектами по контрольным точкам работает в экспериментальном режиме. Механизм будет развиваться в следующих версиях программы.
Контрольные точки – это инструмент контроля плана проекта. Их можно использовать как вместе с планом проекта в виде СДР (структурной декомпозиции работ), так и вместо него.
Использование контрольных точек включает три шага:
1. Настроить список контрольных точек;
2. Проводить еженедельную оценку вероятности успешного прохождения каждой контрольной точки;
3. Контролировать точки по уровням контроля.
Для настройки контрольных точек необходимо зайти в «Настройка» → «Настройки программы» → «Проекты и трудозатраты» и поставить галочку напротив Контрольные точки (уровни контроля).
Если настройка включена, то на панели действий карточек проектов и видов проектов появится команда перехода к контрольным точкам – КТ.
Если настройка включена, в программе автоматически создаются типовые уровни контроля:
- Стратегический;
- Тактический;
- Оперативный.
Уровни контроля используются для контроля проектов с различной детализацией. За настройку уровней контроля отвечает ссылка Уровни контроля («Настройка» → «Настройки программы» → «Проекты и трудозатраты»). Перечисленные уровни контроля создаются в информационной базе автоматически.
Список контрольных точек проекта можно открыть командой КТ из списка проектов или из карточки проекта.
Список контрольных точек показывает:
- Группы контрольных точек;
- Контрольные точки выбранной группы;
- Сводку о состоянии контрольных точек.
Доступ к просмотру контрольных точек проекта имеют все пользователи, у которых есть права на работу с данным проектом.
Право создавать новые контрольные точки и группы предоставлено исключительно:
- Руководителю проекта;
- Вышестоящим руководителям;
- Назначенным делегатам.
Нумерация контрольных точек осуществляется следующим образом:
- Номер первой точки задаётся вручную;
- Последующие номера присваиваются автоматически;
- Формат нумерации (шаблон) определяется на основе формата, заданного для первой контрольной точки.
Контрольные точки можно заносить в календарь и отправлять по почте. Для этого в карточке контрольной точки предусмотрено меню Создать на основании.
Управление по контрольным точкам основано на еженедельной оценке вероятности успешного прохождения контрольной точки в плановый срок. Оценка выполняется ответственным за каждую контрольную точку.
Для оценки нужно выбрать в списке одну или несколько контрольных точек и выполнить команду Оценить.
В открывшемся окне нужно добавить комментарий, указать дату и выбрать одну из трех предусмотренных оценок: в срок, есть несущественные риски, под угрозой.
Оценка будет сохранена. При этом программа хранит только одну оценку за каждую неделю. Предыдущие оценки за эту неделю будут удалены.
Доступ к истории оценок предоставляется двумя способами:
- По отдельной контрольной точке — через гиперссылку «Оценки» в её карточке;
- По всем контрольным точкам проекта — с помощью команды «Все оценки» в меню «Ещё» списка контрольных точек.
Руководитель проекта вправе запросить сводный список оценок.
Контрольные точки, требующие оценки, маркируются символом «?». Ответственные лица получают автоматическое уведомление на электронную почту о наличии контрольных точек, ожидающих оценки.
В списках и карточках проектов отображается агрегированный показатель — общая вероятность прохождения контрольных точек.
Для каждого вида проектов можно настроить шаблонный список контрольных точек и групп. Для этого нужно использовать команду КТ на панели действий карточки вида проекта.
В карточке контрольной точки указываются те же реквизиты. Срок исполнения указывается не конкретной датой, а длительностью в рабочих днях, часах и минутах.
При заполнении списка контрольных точек для проекта по этому шаблону длительность будет преобразована в конкретные даты по графику работы (общему или графику проекта, если он указан).
Для создания группы контрольных точек необходимо воспользоваться контекстным меню, доступным в списке групп.
Чтобы заполнить контрольные точки проекта на основе шаблона, выполните следующие действия:
- Откройте список контрольных точек проекта;
- Выберите команду «Ещё» → «Заполнить по шаблону».
При выполнении данной операции существующие контрольные точки проекта будут помечены для удаления.
Как указать фактические трудозатраты по проекту?
Фактические трудозатраты проектной задачи определяются временем, которое исполнитель (пользователь) потратил на ее выполнение.
Указание фактических трудозатрат производится в «1С:Документообороте» следующими способами:
1. Для фиксации фактического времени выполнения задачи в карточке задачи необходимо перед выполнением задачи включить хронометраж, нажав на кнопку включения хронометража (кнопка «стрелки на циферблате часов» в верхней правой части формы). После выполнения задачи для выключения хронометража следует повторно нажать на эту кнопку.
Автоматически сформируется окно фиксации трудозатрат «Запись о трудозатратах».
Исполнителю задачи нужно проверить корректность заполненных данных в полях:
- «Дата работы»;
- «Описание работы» (описание автоматически заполнится наименованием задачи, если задача создана на основании плана проекта);
- «Начало работы» и «Окончание работы» (автоматически заполняются временем в соответствии с хронометражем);
- «Проект, задача» (автоматически заполняется, если задача создана на основании плана проекта. Выбор возможен из проектных задач либо проекта в целом).
При необходимости следует внести данные и в поле: «Вид работ» (выбор из элементов справочника «Виды работ»).
- При определении фактических трудозатрат необходимо обратить внимание на своевременное включение и выключение хронометража в карточке выполняемой задачи.
- Для фиксации фактического времени выполнения в карточке задачи без использования функционала хронометража необходимо нажать кнопку указания трудозатрат (кнопка «наклонная черта влево и плюс» в верхней правой части формы, справа от кнопки хронометража) и заполнить реквизиты в открывшемся окне.
Сформированные трудозатраты можно посмотреть в карточке проекта на вкладке «Трудозатраты».
Ведение проектов в системе «1С:Документооборот» позволяет существенно автоматизировать бизнес-процессы. Система берёт на себя рутинные операции: регистрацию и маршрутизацию документов, контроль сроков, формирование отчётов, уведомления участников.
Благодаря автоматизации:
- Сокращается время на обработку проектной документации;
- Минимизируются ошибки, связанные с человеческим фактором;
- Обеспечивается прозрачность хода проектов для всех заинтересованных сторон;
- Упрощается взаимодействие между участниками команды.
Таким образом, «1С:Документооборот» превращает управление проектами в отлаженный, предсказуемый процесс, освобождая ресурсы для решения стратегических задач бизнеса.
Ознакомиться с первой частью статьи можно по ссылке
Ознакомиться со второй частью статьи можно по ссылке
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!